Am besten irgendwo zentral (Frankfurt war da gar nicht schlecht), damit sowohl Deutsche als auch User aus Oesterreich und Schweiz kommen koennen.
Ausserdem mindestens zwei Raeume, einen zum Zocken etc. und einen zum schlafen. (Wo auch das Hauptproblem bei Karl lag - dort durfte man offiziell nicht schlafen.)

Dauer sollte wohl wieder bei mind. 3 Tagen liegen, da sich sonst fuer viele die Anreise gar nicht lohnt.

Ansonsten... Sanitaere Anlagen waeren super, wie sich bei einem Treffen zeigte. Kueche waere auch nett, aber ist nicht unbedingt notwendig.
Und natuerlich: Strom! Fuer zig Konsolen und evtl. PC(s).

Muss jetzt leider weg, aber das fiel mir grad so auf Anhieb ein. xD

So'n richtig offizielles Treffen hab ich bisher auch noch nicht mitgemacht (Schmach und Schande), Lust hätte ich auf jeden Fall aber auch mal.
Frankfurt ist, glaube ich, von der Location her wirklich nicht schlecht, auch wenn ich persönlich ein bisschen Streit mit der Stadt habe. (Sechs Stunden nachts am Bahnhof und so, weil nix mehr fuhr...)
Von so 'ner Organisation hab ich aber auch keine Ahnung. Wer hat das früher denn immer gemacht?

Erfahrungsgemäß besteht bei den Treffen immer ein relativ großes Bedürfnis an Gaming-Möglichkeiten, da die Treffen auch immer als Austauschs- und Informationsmöglichkeit für Games dienen und mit Vorliebe Turniere oder Speedruns veranstaltet werden. Da viele User zwangsweise von weiter her weg anreisen müssten, wären 1-2 Tage nicht wirklich lohnend - 5 Tage sollten schon drin sein. Aufgrund der überlappenden Ferien ist der einzige Termin, der sich als wirklich krisensicher herausgestellt hat, die erste Woche nach Neujahr - dort sind glücklicherweise auch die meisten möglichen Treffpunkte nicht belegt.
Anforderungen an eine Location beinhalten nun neben Strom, Heizung und zumindest rudimentären sanitären Anlagen auch eine Übernachtungsmöglichkeit. Das ist meist der kritische Punkt, weil in üblicherweise mietbaren Hallen etc. aus Brandschutzgründen Übernachtungen nicht gestattet sind (und wer sich ans Treffen in Bensheim erinnert, weiß, dass wir da schonmal richtig heftig reingefallen sind). Andererseits sind Jugendherbergen etc. faktisch unbezahlbar, sodass wir eine Location bräuchte, die z.B. einen Schlafraum anbietet, in dem wir einfach Schlafsäcke und Isomatten ausbreiten können, am Besten natürlich zu einem Pauschalpreis für die Anmietung der Location und nicht pro Person und Nacht.
Essen wird erfahrungsgemäß meist schon irgendwie besorgt, Kochmöglichkeiten sind also nicht essentiell, werden aber, wenn vorhanden, auch irgendwie genutzt (Nudeln anyone? Nein?)
Als Ansprechpartner, offizieller Organisator und Veranstalter stelle ihc mich natürlich gern zur Verfügung, sofern mein Zeitplan das zulässt - aber ohne Location ist das halt schwierig. Wenn jemand da etwas in der Hinterhand hätte, wäre das optimal. Bisherige Locations waren z.B. das Jugendhaus in Frankfurt-Bonames (total optimal, bezahlbar, mit Schlafraum, gab keinen Stress - melden sich aber trotz mehrfacher Anfragen nicht bei mir) und die Stadthalle (?) in Bensheim (da gabs Stress wegen besagter Übernachtungen) sowie natürlich diverse Treffen bei Privatleuten - da wär ich aber sehr vorsichtig, da man nie wirklich abschätzen kann, wie viele kommen ;)

Ich habe da noch keine Erfahrung gemacht, aber vielleicht kommen Gemeindehäuser in betracht? Die dienen häufig für größere Veranstaltungen - Platz sollte also da sein. Wie das preislich ist, weiß ich leider nicht.

Original von Torpedobear
Welche preisliche Spanne strebst du denn an? Billig kann es in der Tat nur werden, wenn man sich dazu aufraffen kann, jeden Komfort wegzulassen. Wenn es nach mir geht, kann man sich mit ein paar warmen Klamotten, Isomatte+Schlafsack+Zelt im Wald treffen. Da gibts dann natürlich keine Steckdosen, da müsste man dann mal sein Nerd-Dasein aufgeben und sich MIT den anderen statt PARALLEL zu ihnen beschäftigen... Ich gebe zu, das ist kein sehr realitätsnaher Gedanke.

Eine Unterkunft für 20€ pro Person und Wochenende müsste organisierbar sein. Wenn man 35€ draus macht, kann man auch noch was essen. Das bei weitem Teuerste ist wohl so oder so die Anfahrt für viele.

forsthaus-eggerode.de/forsthaus/preise.htm Na guck einer an - die Pfadfinder... 10€ scheint doch n ganz anständiger Preis, billiger wirds nur, wenn man den "250 Kekse"-Button und den "Feuer mit Stöcken"-Button hat.

Torpedobear, ich antworte hier jetzt einfach mal auf denen Beitrag im anderen Thread:

Ich denke gerade unter Bezug auf jüngere Teilnehmer, von denen auch immer recht reges Interesse kam, sollte die Miete 10 Euro pro Person und Tag nicht überschreiten, wenn ich mich richtig erinnere, war damals für Frankfurt die Teilnahmegebühr ca. 30 Euro für fünf Tage. Das Forsthaus, das du vorgeschlagen hast, liegt mitten im Wald, Verpflegung to go ist also ausgeschlossen, entweder bringt jemand massenhaft Vorräte für gemeinsames Kochen mit oder man nimmt den Vollverpflegungssatz. Gehen wir von 25 Teilnehmern und 5 Tagen aus, reden wir von einem Satz von fast dreitausend Euro... Als Veranstalter müsste ich dann mit Absagen rechnen, auf deren Kosten ich dann sitzen bleibe.
Natürlich kann man auch die Vorräte fürs Kochen mitbringen - als Jugendgruppenleiter rechne ich da erfahrungsgemäß mit 10 Euro pro Person und Tag, das heißt, 1250 Euro, die jemand IM VORAUS berappen muss. Auch nicht ideal, davon abgesehen, dass man dann entweder Leute zum Kochdienst verdonnern oder irgend ein armer Tropf sich zum Dauerkochen in die Küche verziehen muss - mal abgesehen von dem Gehakel um die ganzen Vegetarier und Veganer verschiedenster Couleur hier im Board.
Bewährt hat sich einfach, dass man sagt, dass Miete inklusive ist und sich jeder um Nahrung selbst kümmert - das hat bisher immer funktioniert und alle waren glücklich damit.

Aus diesem Grund wäre ein Pauschalpreis einfach viel, viel besser, weil wir wesentlich unverkrampfter planen und kalkulieren können. Interessanterweise muss ich sagen, wenn dein Sarkasmus bezüglich der Videospiele (auch wenn die Befürchtung berechtigt ist) völlig unbegründet ist: die letzten Treffen über war von einem "nebeneinander her beschäftigen" eigentlich nicht viel zu merken. Sehr stark dominant waren eigentlich fast immer gemeinsame Spontanausflüge (aber eben mit Betonung auf "spontan" und nicht auf "notgedrungen, weils sonst nichts zu tun gibt"), aktive Multiplayer-Spiele wie Wii Sports, Donkey Konga oder die Wario-Ware-Reihe sowie Four Swords und ein ordentlicher Teil Brett- und Gesellschaftsspiele wie Nobody's Perfect, Werwolf oder das Vas-y-Spiel. Das hat eigentlich immer funktioniert, alle waren glücklich damit, es kam fast nie Langeweile auf, man hat neue Leute, neue Spiele und neue Games kennengelernt, es hagelte Insider-Witze, kurz gesagt - ich sehe da keine Notwendigkeit, die Community zur Zwangsgruppenaktivität in den Wald zu schicken.

Gemeindehäuser sind eine gute Idee und durch die Pauschalpreise meist auch gut machbar. Problem dabei: Brandschutzverordnungen...

Also ich hatte bei uns in der Gegend mal überalls die Städte angerufen. Es ist wirklich schwer einen passenden Ort zu finden Ich war jedenfalls ziemlich erfolglos. Mittlerweile bin ich umgezogen, ich könnte mich hier noch einmal umhören, aber was zentraleres (Hessen zb) wäre natürlich praktischer für die meisten.
Camping fände ich persönlich sehr cool, aber erfahrungsgemäß besteht son Treffen nur aus zocken xD. Ich weiß nicht inwiefern sich das auf so einem Campingplatz machen ließe...

EDIT: Zur Verpflegung... Wir haben in Bensheim auch gemeinsam eingekauft? Ok, wir haben ungeschnittenes Brot mit Käsescheiben umwickelt und abgesehen von den beiden abenteuerlichen Ausflügen zum ekeligen Chinesen und zu Burgerking habe ich dank des Schlanfmagels sämtliche anderen Mahlzeiten vergessen, aber Selbstverpflegung kostet doch nicht viel, wenn man nicht allzu hohe Ansprüche stellt? Wieso sollte man ales im Vorraus bezahlen oder supertolle Dinge kochen? N Topf Nudeln tut es doch auch?

Wer redet von supertollen Dingen? Ein Topf Nudeln ist in der Tat wesentlich einfacher und auch gut. Die Idee, sich gemeinsame Mahlzeiten zu besorgen kommt daher, dass für Gruppen zu kochen oft etwas billiger ist. Gerade wenn man warme Speisen haben möchte, ist es auch nicht die Überidee, dass sich 5 Gruppe von je 2-3 Leuten in der Küche ausbreiten.

Organisatorisch ist es natürlich unschlagbar, jeden sein Essen selber mitbringen zu lassen.

Also die Idee mit dem Gemeindehaus wäre, denke ich, nicht schlecht. Ich hätte hier zwei in der Nähe (Ne Stunde von Frankfurt entfernt).
Wie genau gestaltet sich das Problem mit der Brandschutzverordnung?

In dem einen hätten wir einen Jugendraum, den wir zum Schlafsaal umfunktionieren könnten. Allerdings würde der vermutlich zu klein sein, als dass 25 Personen darin schlafen könnten. Ich war seit Jahren nichtmehr drinnen und habs nurnoch so ungefähr in Erinnerungen. In dem anderen weiß ich gerade auch nicht genau wie es von der Raumverteilung aussieht. Allerdings meine ich, dass bei dem auch noch ein zweiter, etwas größerer Raum dabei sein müsste. Und man hätte bei beiden nen Dönerladen, Pizzeria, Rewe und Kneipen in der Nähe. :D

Ich find's zunächst gesagt klasse, dass die Idee aufkam und nun schon fleißig geplant wird, ich wäre auch auf jeden Fall dabei! Sollte nur nicht während der GC stattfinden, da ich da schon durch ein anderes Forentreffen reserviert bin. Ansonsten ist die Terminfindung vielleicht noch das kleinste Problem.

Ich frage mich gerade nur, ob 25 Leute nicht zu niedrig angesetzt ist. Wart ihr bei den letzten Treffen auch nur so eine doch relativ kleine Gruppe? Immerhin besteht das Board aus mehr als nur knapp 30 Leutchen, das sind wohl höchstens die, welche auch aktiver sind als andere. Sprich: die Mods und zwei Hände voll anderer User.
Man kann sich wohl auch erst auf eine Location einigen, wenn man einen ungefähren Überblick hat, wer kommen könnte, was aber ohne Termin nicht geht… Wobei ich kein Orga-Ass bin, aber für mich sieht das gerade nach einem Problem aus. ^^"

@Bereth
Ich meine, beim Bad Bentheim-Treffen waren wir irgendwas um die 40-50 Leute.
Das ist an sich durchaus nicht wenig, aber nur, weil ein Forum 3000 User hat, heißt es weder, dass alle wollen, noch alle können, noch überhaupt jeder mitkriegt, das ein Treffen stattfindet xD
Daher, man kann erstmal nach nem Ort suchen mit ner "in etwa"-Annahme an Personen und DANN nach Zu- und Absagen schauen, um dann genau zu sehen, wieviele Leute pi mal Daumen dann kommen könnten/würden.

@Topic
Also für mich muss es keinen Storm geben
Ausser meinem PC habe ich de facto nichts, was ich unbedingt bräuchte, was Strom haben muss.
Ausserdem war ich nun halt schon bei kleineren Treffen, wo wir uns wunderbar ne Woche mit Spaziergängen, Brettspielen und so dollen Dingen "Ich schreib nen Namen auf ein Blatt, klebs dir an die Stirn und während du raten musst, wer du bist, lach ich dich aus, weil du so bescheuert aussiehst". Dann ist es halt sicherlich nicht uninteressant, evtl. halt zu schauen, ob in der Nähe ein Schwimmbad, ein All-You-Can-Eat-Chinese o.Ä. ist, wo dann alle (oder zumindest, alle die wollen) günstig sich amüsieren können.

Ausserdem...
Ich hatte mal für ein anderes Forum rumgesucht und da kam halt das nüchterne Ergebnis raus: Entweder man fand einen Ort mit Strom, dafür durfte man entweder dort nicht schlafen oder es schlug dann absolut übel auf den Preis ODER man hatte einen günstigen Schlafplatz mit netten Räumlichkeiten zum Verweilen, aber halt vielleicht, wenns hoch kam (vor allem: wenn überhaupt), 1-2 Steckdosen.

Naja, aber ein Ort irgendwo im Umkreis Frankfurt/Darmstadt würd sich halt wirklich anbieten. Und notfalls kann jeder Deutsche mit dem Wochenendticket zumindest eine Hin- oder Rückfahrt nutzen und so für 37€ halt einen verdammt weiten Weg zurücklegen (und ja, das geht auch bei einem seeeeeehr weiten Weg, ich fahr dieses Silvester mit jenem Ticket von Nord-Nordrhein-Westphalen bis runter nach München, falls wer meint, das könnte zeitlich knapp werden). Zwei Wochnenden können wir wohl eher weniger reinquetschen, aber dann hat man immerhin eine Fahrt günstig. Und es gibt auch durchaus den ein oder anderen hier, der ein Auto hat und vielleicht ne kleine Fahrgemeinschaft macht (bei privaten Treffen sammeln sich z.B. durchaus schonmal die Österreicher und ich hatte schonmal Leute aus NRW eingesammelt).
Daher, das An- und Abreisen seh ich unproblematisch, es liegt halt nur wirklich daran, den Ort an sich zu finden.

Und zur Zeit:
Entweder halt nach Neujahr, weil zwischen dem 1. und 10. Januar haben eigentlich fast immer alle frei, heißt, wenn sie nicht direkt schon für die nächsten 5 Jahre im Vorraus diese Zeit verplant haben, sollte jeder irgendwann in dieser Zeit können.
Ausserdem gibt es (zumindest mein ich das auch von den Privattreffen noch zu wissen) einen kleinen Zeitraum von ca. 2 Tagen, wo in fast allen Bundesländern Sommerferien sind (halt bei denen einen die letzten Tage, bei den Anderen die ersten). Das heißt, wenn man das Treffen um diese 2 Tage baut (mit +2 Tagen vor und nach jener Überschneidungszeit), kann jeder in etwa 4 Tage sicherlich.
Weil ich persönlich mag die warme Zeit auch viel lieber xD"

Na ja, aber es ist doch nichts dagegen einzuwenden, dass man auch die Möglichkeit nutzen will, gemeinsam ein bisschen zu zocken? Ich sehe das Problem nicht, man wird sich ja wohl kaum die ganze Zeit anschweigen, wenn man nicht gerade an den Konsolen hängt. Aber AUSCHLIESSLICH Gesellschaftsspiele zu machen und irgendwelche Ratesachen, ist dann auch zu einseitig. Sicher haben auch nicht alle immer Lust auf dieselbe Tätigkeit, so weiß ich bspw, dass Fo sich mit den Werwölfen von Düsterwald nicht so furchtbar anfreunden kann, so wird es anderen mit ähnlichen Dingen auch gehen. Dann kann man sich eben für 2 Stunden mit ner kleineren Gruppe zurückziehen und steht dann wenigstens nicht als Miesmacher da, wenn man mal auf was keine Lust hat.

Und mal ehrlich: Verteilerstromkabel? Da kann man mit zwei Steckdosen schon eine Menge reißen.

Nein, ich meinte es nur deshalb, weil es halt echt aus einem mir rätselhaften Grund bei potentiellen Orten meist nur das "entweder-oder" gibt.
Entweder man hat Strom und nen großzügigen Aufenthaltsort, dafür keinen Schlafplatz ODER man hat einen günstigen Schlafplatz, vielleicht auch einen Aufenthaltsort, dafür aber keinen Strom.

Klar, wenn man nen Raum mit 1-2 Steckdosen auftreibt, kann jeder einfach 10er-Steckdosen mitbringen. Aber halt erstmal nen Ort finden, der Steckdosen hat und nicht mit Bett 15€ pro Person und Nacht kostet ^^"
Das ist halt der Haken an der Geschichte
Bei Privattreffen ist man halt meist bei einer Person zuhause, da schickt man die Leute halt im Zweifelsfall mit nem Zelt in den Garten oder mit ner Isomatte in den Keller zu den Getränkekästen, wenn sie schlafen wollen/sollen.
Aber ich kann mir nicht vorstellen, dass irgendein Jugendhaus es toll fände, wenn wir dann quasi auf deren Parkplatz zelten, weil wir im Haus nicht schlafen dürfen xD"

@Finstergarde: Das Problem mit der Brandschutzverordnung ist, dass man in vielen Gebäuden rechtlich nicht übernachten darf, weil man dann irgendwie nicht richtig versichert ist - genaueres weiß ich nicht. Stadthallen und so sind zwar super für ein Treffen, die Frage ist aber, ob man da dann auch seinen Schlafsack hinpacken und pennen darf. Und bevor du fragst - "einfach machen, merkt schon keiner" klingt in der Theorie gut, in der Praxis sind wir ins Bensheim damit sehr heftig auf die Schnauze gefallen.

@MangaEngel - ich bin etwas verwirrt, meinst du "Bensheim" mit dem "Bad Bentheim"-Treffen oder ist da irgendwas komplett an mir vorbeigegangen?

Ansonsten stimme ich, was die Freizeitgestaltung angeht, mit bereth überein, ich würd da gar nicht zu sehr eingreifen. Die Teilnehmer wissen selbst am Besten, was ihnen Spaß macht, wer zocken will, zockt, wer Gesellschaftsspiele machen will, macht Gesellschaftsspiele, aber wir sollten bei einem Videospiele-Forum einfach davon ausgehen, dass starkes Interesse besteht, auf zumindest zwei oder drei Fernsehern Konsolen laufen zu haben. Tut ja keinem weh. (Was da schon eher irritierend war, war "Fort Geek" in Bensheim, wo sich ein paar in einer dunklen Ecke vor nem PC verbarrikadiert und nen Anime-Marathon geschoben haben, von denen hat man dann gar nix mehr gehört XD Hat aber auch keinem wehgetan, also wars doch okay...)
Mehrfachstecker sind denk ich auch ne praktische Lösung, Fernseher und Konsolen ziehen ja nicht so viel.

Wegen dem Termin: ja, es stimmt, ein paar Tage überlappen sich immer in den Ferien. Das Problem dabei ist: für die meisten Bundesländer liegen diese Tage mitten in den Sommerferien drin, und genau das ist die Stoßzeit, wo die meisten Leute in Urlaub sind. Die Frage ist halt, wie viele User (insb. Jüngere) ihren Sommerurlaub absagen würden/dürfen, um aufs Treffen zu kommen. Müsste man halt rechtzeitig planen, aber wenn man sich die Vorlaufzeiten der meisten Urlaubsreisen anguckt, dann wären wir für Sommer 2011 jetzt wohl schon zu spät dran...

MangaEngel... wir waren niemals 40 - 50 Leute, ca. 25 - 30.

Voraussetzungen für ein Treffen:
- Ein großer Raum mit guter (!) Stromversorgung. Mindestens 5 Fernseher soll man aufstellen können.
- Ein Schlafraum
- Eine Küche

Dieses Haus in Frankfurt (Treffen, Sommer 2007) war optimal und hat alle Kriterien weiter oben erfüllt. Es bestand außerdem die Möglichkeit wirklich ungestört zu schlafen oder sich zurückzuziehen. 4 - 5 Tage wären eine angemessene Zeit, länger geht eh nicht aufgrund körperlicher Anstrengung.

Im Zeitfenster vom 30. Juli bis 5. August ergibt sich im Jahr 2011 ausnahmsweise!! die Situation, dass in Deutschland, Österreich und in der Schweiz alle Bundesländer Sommerferien haben. Das Treffen sollte also unbedingt darin stattfinden, Umfragen zu möglichen Terminen würden zu keinem Ergebnis kommen.

Bzgl. des Geldes würd ich einfach sagen, dass jeder sich genau überlegen sollte ob er kommen möchte oder nicht und erst DANN zusagt. Und eine Zusage erfolgt dann per Eintrag auf einer HP oder so (?), die man erstellen müsste, zzgl. Vorabüberweisung des Mietbeitrags, damit der Veranstalter nicht auf den Kosten sitzen bleibt. Rückerstattung ist also nicht.
Ließe sich alles rechtlich regeln wenn man will und ist nunmal meiner Meinung nach das Beste was man machen kann. Auch wenns verflucht juristisch ist.

Ich weiß nicht ob ich dich richtig verstehe, aber ich möchte mir zumindest nicht vorher überlegen müssen, ob ich krank werde oder nicht.

Restrisiko ist immer da.

Aber lieber persönlich 30 Euro verlieren als den Veranstalter auf 3000 Euro sitzen lassen, oder? oò

Glaubst du wirklich, dass es im allgemeinen Interesse liegt 3000€ für einen Raum auszugeben?